Susanne en arkivar i den digitale verden » Norra Halland

Av Kristian Alm

Sitter arkivarer i fuktige kjellere og setter støvete sikringer? Glem det. I Susanna Levins verden handler det om informasjonshåndteringsplaner, prosesskartlegging, elektroniske arkiver og metadata.

Susanna Levin i typiske arbeidsklær. «Jeg har alltid en omslagskjole i forskjellige mønstre og farger, det er lettere på den måten, jeg trenger ikke tenke på det når jeg skal på jobb.» Foto: Kristian Alm

Vår første kontakt skjedde blant pappeskene i kjelleren under Fyret. Dr. Hller Kultur och fritids ble nylig utnevnt til arkivar for å forberede overføringen av Bede Hallberg-arkivet til Varberg, da Arkiv Halland skal ta seg av de kulturelle og historiske skattene.

Susanna Levin hadde nylig et noe uvanlig og ikke-digitalt oppdrag: å forberede flyttingen av Beda Hallberg-arkivet. Arkivfoto: Norra · Halland ·

Men det er et unntak. Susanna Levins arbeidsdag foregår i hovedsak i den digitale verden. Riktignok hadde de på hans forrige jobb i Gøteborg omdøpt arkivaren til «Kontroller av dokumenter». (Vi takker Kungsbacka kommune for at de ikke har tatt dette steget ennå).

Digitalt

Jobben min er 75 % digital informasjonshåndtering. Alle IT-systemer skaper mer informasjon; økonomisystemer holder mer enn den gamle løgneren, allmennheten synes det er lettere å skrive en e-post enn et håndskrevet brev, flere og flere dokumenter blir opprettet.

Og i alle systemer skal virksomheten kunne finne informasjon, publikum skal kunne etterspørre det og vi skal kunne sile gjennom informasjon som ikke lenger er nødvendig eller arkivinformasjon som skal bevares.

Så jeg må ha en ide om alle systemene vi bruker i administrasjonen.

Virker det nesten urimelig?

Velkommen til mitt arbeid.

En av Susanna Levins hovedoppgaver er å utvikle en såkalt klassifikasjonsstruktur og utvikle en informasjonshåndteringsplan.

Det kan for eksempel handle om hvordan vi skal håndtere forespørsler til Kulturskolen. Alt kan ikke bli værende, ellers vil systemet være fullt og vi må betale for serverkapasitet som vi ikke trenger.

Men hvor lenge skal anda lagres? Ja, for all del, så lenge du opprettholder det, men kanskje ikke når du ikke lenger har rett til å gå dit.

Hvis du utelater alle datatermer og konsepter, handler det til syvende og sist om å gjøre virksomheten din så effektiv som mulig.

Dels seriøst og dels på spøk har jeg et personlig mål: å tjene penger til meg selv ved å spare arbeidstid. Hvis jeg kan spare fem minutter i uken til 300 ansatte, er ikke det verst.

Hvis du sparer ti minutter betyr det en økning i lånet ditt?

Det var du som sa det!

Bibliotekar

I tillegg til å være arkivar, er Susanna Levin også utdannet bibliotekar og lærer litt nyttig kunnskap ved kjøkkenbordet av mannen sin, som er dataarkitekt. Det er tydelig at hun er veldig engasjert i arbeidet sitt.

For det første liker jeg ryddighet og ryddighet, det må man nesten gjøre som arkivar. Til dels tror jeg det er viktig hvordan vi forvalter dokumenter og informasjon i dag. Jeg mener, hvis du ser på Bede Hallberg-arkivet, tenker du kanskje, Gud, så fantastisk! Men det som skjer i dag vil også være fantastisk en gang i tiden.

Antallet tusenvis av nasjonale prøver som gjøres hvert år er kanskje ikke like attraktive som gamle bilder av melkemaskiner for dagens forskere, men om 100 år… For å finne den informasjonen i fremtiden, må vi være organiserte .

Og i virkeligheten i dag er det enda viktigere. Gamle dokumenter i et kjellerarkiv nei, nei, arkiver skal ikke ligge i fuktige kjellere, men i papirarkiv kan tapte dokumenter etter hvert finnes.

Men vi vil aldri kunne finne et elektronisk dokument uten RTT-metadata igjen.

Du har to barn, er du like ryddig hjemme?

Haha, hadde mamma vært her hadde hun falt av stolen, nei, det er sokker og klær overalt. Men det er jeg som holder orden i huset, mannen min er en veldig flink forsker men en litt dårligere administrator.

Men brenner du for jobb?

Jeg vil ikke si at jeg sliter ut meg selv, for det første er det en risiko for å slite ut meg selv, og så er ikke arkivaren alt jeg er, akkurat som den moren ikke er alt jeg er, eller hvis jeg spurte meg selv. om det jeg skriver.

Skrive? Skriver du i kursiv?

Isssh… Vi kan si at det er slik jeg prøver å skrive. Men jeg ønsker ikke å jinxe det.

Fakta
Navn: Susanna Levin
Aktuell: Ny arkivar ved Kultur og fritid
Vinranke: Lindome
Senior: Snart 38
Familie: mann og to barn på 7 og 10 år
Hobbyer: å skrive (selv om det er hemmelig), lese mye, yoga