Payapps gjør innsending og godkjenning av betalingsforespørsler raskere og enklere enn noen gang, og er en velprøvd skybasert løsning som hjelper entreprenører og underleverandører med å jobbe bedre sammen
Uavhengig av størrelsen på et byggefirma bruker entreprenører og underleverandører ofte regneark for å sende inn, administrere og sertifisere betalingsforespørsler.
Dette kan imidlertid være tidkrevende og føre til en økning i feil, noe som resulterer i betalingsforsinkelser, friksjon mellom entreprenører og underleverandører og potensiell manglende oppfyllelse av regulatoriske forpliktelser.
Hva om det fantes en mer pålitelig og enkel måte?
Ved å tilby en enkelt, nøyaktig og gjennomsiktig oversikt over hver kontrakt fra prosjektstart til ferdigstillelse, gjør Payapps betalings- og sertifiseringsforespørsler enkle og sømløse.
Som et resultat vil digitale søknader sendes inn og mottas nøyaktig og vil være i samsvar som standard, samtidig som de gir større synlighet og reduserer sannsynligheten for tvister – et bedre samlet resultat.
Siden Payapps tilbyr entreprenører betydelige tidsbesparelser hver eneste måned samtidig som de genererer nesten umiddelbar ROI, kan det å droppe regnearkene og ta i bruk denne moderne teknologien være den fornuftige løsningen.
Gjør betalingsberegningen enklere og mer nøyaktig
Ettersom interessenter manuelt legger til flere data i regneark, vil antallet formater og formler sannsynligvis øke. Som et resultat vil de sannsynligvis inneholde feil og føre til feil vurderinger eller betalinger.
Payapps hjelper til med å standardisere og automatisere beregninger som sikrer nøyaktighet og reduserer tid og risiko. Videre vil denne digitaliserte løsningen sikre et enkelt sett med tall for både entreprenører og underleverandører og bruker en logisk og automatisert godkjenningsarbeidsflytsekvens, som effektiviserer prosessen og gjør det raskere og enklere å godkjenne søknader og betalingsautorisasjon.
Ikke flere manglende filer, med komplette revisjonsspor
En vanlig frustrasjon i bransjen oppstår når betalingsforespørsler ligger i innboksen til en landmåler, uten at noen andre er klar over de ventende forespørslene.
På samme måte, med mange arkivsystemer og rotete e-postbokser, kan det være veldig enkelt for regneark med inkonsekvente navn å gå seg vill, noe som betyr at frister for betalingsråd kan gå glipp av. Payapps synlighet i sanntid betyr at entreprenører kan se en betalingsforespørsel så snart den er sendt inn av en underleverandør.
Som en sikker skybasert applikasjon, gir Payapps full tilgang til data og informasjon fra enhver enhet og plassering når som helst.
I tillegg, med innebygde påminnelser, holdes entreprenører og underleverandører informert om datoer og er mindre sannsynlighet for å gå glipp av en frist og mer sannsynlig å forbli i samsvar med UK Construction Act eller, for de i Irland, Construction Contracts Act.
«Fordi regneark ofte fører til unøyaktigheter og feil som kan bremse prosjekter, har det aldri vært en bedre tid for å droppe regneark og omfavne innovativ teknologi …»
Den detaljerte handlingshistorikken for individuelle betalingsforespørsler med tidsstempler for å indikere datoen for opprettelse, innsending og evaluering av en søknad betyr at Payapps hjelper entreprenører med tillit til at beslutninger er basert på den nyeste informasjonen.
I tillegg kan du sette opp flere nivåer av automatiserte godkjenningssekvenser med ulike autoritetsnivåer og gi all støttedokumentasjon for å sikre at informasjon raskt blir rutet til de rette personene.
Forenkling av betalingssøknader
Det kan ofte være flere entreprenører og underleverandører som utarbeider og sender inn betalingssøknader i ulike formater og filtyper. Det kan også være forskjeller mellom tidligere reviderte tilbakeholdsberegninger som kan resultere i feil i underbetalinger, overbetalinger eller omstridte beløp. Det som er bekymringsfullt er at feil som følge av kopiering og liming av data mellom regneark kan være evigvarende og gå ubemerket hen.
Payapps lar underleverandører sende inn søknader i et standardisert format, noe som gjør det enklere for entreprenører å vurdere og tolke og administrere søknader raskere.
Faktisk vil både entreprenøren og underentreprenøren fullt ut kunne innrette seg etter det som er etablert i kontrakten. I tillegg er det en klarere og mer oppdatert oversikt over endringer og kategorisering av forventede endelige posisjoner for kontoer for å unngå skjulte overraskelser.
Forhindre oppsummeringsvansker og redusere administrasjonstiden
Det kan ofte være utfordrende å forstå store mengder regnearkdata. Dette kan føre til mangel på meningsfull analyse og konsis informasjon.
Med konsise, fargekodede visninger av fremdriften i prosjektarbeidet og betalingsforespørselsstatusen, kan Payapps gjøre det enklere og raskere for entreprenører å ta nøyaktige avgjørelser vel vitende om at de har all den riktige informasjonen for hånden.
Det vil også være mye lettere for entreprenører å se godkjenningsstatus og hvem som må følge opp forespørselen, samt spore dagene som gjenstår frem til betalingsanmerkning utstedes.
I tillegg til å lette kontantstrømrapportering og sikre nøyaktige anslåtte sluttregnskaper, tilbyr Payapps entreprenører tryggheten ved å vite at de oppfyller sine lovmessige forpliktelser i henhold til loven.
Oppdatering, gjennomgang, konsolidering, redigering og korrigering av datarike regneark kan være tidkrevende. Automatiserte beregninger i Payapps kan redusere tid og risiko og sikre nøyaktighet. I tillegg eliminerer det å sende automatiske påminnelser til underleverandøren om forespørsler som skal komme, behovet for selgere til å jage underleverandører, noe som sparer tid og krefter.
Et sikrere og mer pålitelig betalingssystem
Siden underleverandører og kontraktører sannsynligvis vil sende regneark gjennom flere e-poster og kreve at flere personer godkjenner, kan muligheten for datainnbrudd øke, og sette sikkerheten til dokumentasjonen din i fare.
Etter å ha oppnådd ISO 27001-sertifisering, gir Payapps et helt trygt og sikkert miljø, med all informasjon trygt lagret i AWS-datasentre og sikkerhetskopiert – et viktig verktøy for revisjoner, katastrofegjenoppretting eller gjenoppretting av informasjon som bevis ved forhandlinger om tvister.
I tillegg gir valgfri Single Sign-On (SSO) for å fungere på tvers av flere ressurser med én enkelt autentisering og multifaktorautentisering ekstra sikkerhet.
Fordi regneark ofte fører til unøyaktigheter og feil som kan bremse prosjekter, har det aldri vært et bedre tidspunkt å droppe regneark og omfavne nyskapende teknologi som kan bidra til å gjøre byggeprosjektledelse enklere, rask og rettferdig.
Last ned en hurtigreferanse eGuide for å sammenligne regneark og Payapps side ved side.
Chloe Leigh
UK&I markedssjef
Payapp
Tlf: 0191 651 1765
info@payapps.com
*Merk: Dette er en kommersiell profil.
«Ond alkoholelsker. Twitter-narkoman. Fremtidig tenåringsidol. Leser. Matelsker. Introvert. Kaffeevangelist. Typisk baconentusiast.»