Hvordan hoteller kan utnytte finansiell integrasjon for å øke effektiviteten og lønnsomheten |

Ettersom reisemarkedet fortsetter å utvikle seg, med beleggsnivåer som viser ekstraordinær vekst i de fleste større markeder rundt om i verden, står dagens hotelleiere overfor en rekke utfordringer med å administrere sine operasjoner effektivt. Fra å forbedre gjesteopplevelsen til digitalisering av finansiell og operasjonell ledelse, er det å sikre sømløs integrasjon av ulike eiendomssystemer blitt avgjørende for suksess. Spesielt innenfor finans- og regnskapsavdelingene til en hotellorganisasjon kan viktigheten av systemintegrasjon ikke overvurderes. Å sikre at alle elementer i teknologistabelen utfyller hverandres evner ikke bare effektiviserer kritiske eiendomsprosesser, men forbedrer også nøyaktigheten, åpenheten og den generelle produktiviteten.

Når du ber hotellkunder om å identifisere deres største bekymringer i år, samt eventuelle smertepunkter de opplever som hemmer både operasjonell effektivitet og lønnsomhet, er svaret vanligvis «integrasjon.» Å dele data fra ett back-office-system til et annet kan være komplisert, og har en tendens til å bli enda vanskeligere når en av integrasjonspartnerne har rykte på seg for å ha dårlig samhandling med de andre. På samme måte som hotelleiere har muligheten til å velge økonomistyringsprogramvaren de bruker, kan leverandører av programvareløsninger bestemme hvilke partnere de velger å integrere med. Suksessen til ethvert programvareselskap er basert på etterspørsel, så de som ikke er vennlige mot integrering vil bli merket som sådan og kan miste betydelige markedsandeler hvis de samarbeider effektivt med andre kritiske systemer.

En av de største utfordringene knyttet til tilkoblingen til en hotellorganisasjons back-office-programvare er tidselementet. De fleste hotelleiere jobber i dag med begrensede ansatte og budsjetter, så de har vanligvis ikke tid til å vente på at komplekse integrasjoner skal utvikles og implementeres. Forretningsteam er ute etter å strømlinjeforme sine interne prosesser for å oppnå bedre avkastning og maksimere fortjeneste, mens økonomiteam blir bedt om å fylle flere roller. Mange er ikke kvalifisert til å overvåke tekniske integrasjonsprosesser eller er allerede overbelastet med å administrere et stadig økende antall daglige økonomiske transaksjoner. Uten effektiv systemintegrasjon kan imidlertid håndtering av disse transaksjonene raskt bli et logistisk mareritt.

Automatisering av rutineoppgaver

En av hovedfordelene med effektiv systemintegrasjon i økonomi- og regnskapsavdelingen er automatisering av rutineoppgaver. Ved å koble sammen ulike systemer kan hoteller automatisere fakturagenerering, betalingsbehandling, lønn, lagerstyring, finansiell rapportering med mer. Dette reduserer ikke bare risikoen for menneskelige feil, men frigjør også verdifull tid for personalet til å fokusere på mer strategiske initiativer, som å utvikle handlingsdyktig forretningsinformasjon eller budsjetterings- og prognosestrategi.

Videre forbedrer sømløs systemintegrasjon datanøyaktigheten og konsistensen på tvers av ulike avdelinger i organisasjonen. Når systemene er isolert og personalet er pålagt å manuelt overføre informasjon mellom dem, er det mye større sannsynlighet for avvik og inkonsekvenser i de resulterende dataene. Ved å integrere økonomisystemer med andre operasjonelle dataproduksjonssystemer flyter data sømløst, og sikrer at eiendomsledere og beslutningstakere jobber med den mest oppdaterte og nøyaktige informasjonen for planleggingsformål.

Når man skal bestemme viktigheten av finansiell systemintegrasjon, bør følgende faktorer vurderes:

• Fakturaautomatisering — Integrasjon mellom et hotells regnskapssystem og AP Automation eller fakturering vil tillate regnskapsteam å eliminere manuelle dataregistreringsfeil og spare betydelig tid i fakturabehandling. Personalet kan laste opp papir- og elektroniske fakturaer i bulk og eliminere 90 % av leverandørfakturabehandlingen. Gjennom denne typen integrasjon kan økonomiteam fange opp og behandle et mye større volum av fakturaer, noe som reduserer manuell datainntasting og feil; få sanntids innsyn i utgiftene dine for å ta informerte økonomiske beslutninger; tilpasse godkjenningsarbeidsflyter for å passe unike forretningsprosesser; og bedre administrere leverandørforhold og forhandle bedre vilkår.
• bankavstemming – Effektiv integrasjon mellom eiendoms- eller konsernregnskapssystemet og en datanettverksplattform vil gjøre det mulig for hotelløkonomi å få sømløs og sikker tilgang til tusenvis av finanskontoer for forenklet og automatisert bankavstemming. Denne typen integrasjon drar fordel av et hotells økonomiske sikkerhetstiltak og minimerer sikkerhetsrisikoen forbundet med håndtering av sensitiv finansiell informasjon.
• Innkjøp og lagerkontroll – Integrasjon mellom programvare for hotellregnskapssystem og sekundære innkjøpsløsninger gir bedre kontroll over innkjøpsordrer, fakturering, budsjetter, ordrelevering, fleksible betalingsalternativer og fakturaavbildning. Å koble disse to systemene gjennom programvareintegrasjon bidrar også til å eliminere redundans og spare tid, samt unngå inndatafeil og ulemper med manglende deklarasjoner. Det sikrer også at leverandørene får betalt i tide og at eiendommen aldri går tom for varene og tjenestene gjestene etterspør mest.

Integrering av hotellets økonomisystem legger også til rette for bedre synlighet og transparens. Med integrerte systemer deler finans- og eiendomsadministrasjonsteam sanntidstilgang til viktige økonomiske beregninger og resultatindikatorer. Dette lar dem overvåke inntekter, utgifter og lønnsomhet i sanntid, noe som muliggjør raskere, mer nøyaktig beslutningstaking og mer proaktiv styring av økonomiske ressurser. I tillegg gir integrerte systemer et sentralisert depot for finansielle data, noe som gjør det enkelt å spore og verifisere transaksjoner, overholde regulatoriske krav og utarbeide regnskaper.

Fra et strategisk perspektiv fremmer systemintegrasjon også innovasjon og smidighet i hotellets økonomiavdeling. Ved å utnytte integrerte systemer kan hoteller enkelt ta i bruk ny teknologi og tilpasse seg skiftende markedstrender. Enten du implementerer mobile betalingsløsninger eller inkorporerer dataanalyseverktøy, gir integrerte eiendomssystemer fleksibiliteten og skalerbarheten som trengs for å forbli konkurransedyktig i raskt skiftende markedsforhold.

Ved å automatisere rutineoppgaver, forbedre datanøyaktighet og transparens, og forbedre finansiell synlighet, gjør integrerte systemer det mulig for dagens hotelleiere å operere mer effektivt, ta mer informerte beslutninger og til slutt oppnå større suksess. Ettersom gjestfrihetsbransjen fortsetter å utvikle seg, vil hoteller som omfavner finansiell systemintegrasjon utvilsomt få et konkurransefortrinn på markedet.

Med dette i tankene er det viktigere enn noen gang å sikre at leverandøren av finansielle programvareløsninger du velger «spiller godt med andre» og er åpen for å dele data med andre teknologiløsninger og interne systemer. Å gjøre din due diligence på dette før du bestemmer deg for den rette partneren for hotellet eller gruppen din er nøkkelen til å sikre suksess i 2024 og fremover.

Jill Wilder er president i Aptech Computer Systems Inc., den eneste leverandøren av et fullt integrert økosystem for forretningsregnskap, forretningsintelligens og planlegging for gjestfrihetsindustrien. Aptechs løsninger for Business Intelligence, Corporate Accounting og Budgeting & Forecasting hjelper hotelleiere på bedriftsnivå og eiendomsnivå med å forstå sine økonomiske og operasjonelle data for å oppnå mål raskere. Den fra Aptech prisvinnende løsninger inkluderer PVNG, Execuvue® og Targetvue, som omfatter et integrert teknologiøkosystem designet for å hjelpe hotelleiere på både bedrifts- og eiendomsnivå med å forstå deres økonomiske og operasjonelle data og gi praktisk innsikt. Selskapet ble nylig kåret til finalist for andre år på rad i Hotel Tech Awards av Hotel Tech Report i kategorien Best Hotel Financial and Accounting Software. Wilder har vært visepresident i Aptech i 22 år og har vært i selskapet siden 1986 før han ble utnevnt til president tidligere i år.